Apakah perusahaan Anda masih menerapkan penginputan data keuangan perusahaan secara manual? Ketika melakukan aktivitas penginputan ini. Pastinya Anda harus memastikan data keuangan tersusun secara rapi dan berhati-hati dalam mencatat setiap transaksi yang dilakukan. Ini mungkin memakan waktu yang cukup lama, rentan terjadi kesalahan, dan menjadi aktivitas bisnis yang melelahkan. Banyak pebisnis yang mengalami hal yang sama, sehingga ini bukanlah permasalahan yang baru dalam bisnis. Meskipun terjadi secara umum dalam dunia bisnis, namun masalah ini harus segera diatasi karena penyajian data keuangan secara aktual dan akurat adalah kewajiban bagi setiap perusahaan. Penyusunan data keuangan secara tepat dan cepat dapat berdampak secara langsung terhadap sustainability perusahaan. Di sinilah peran Software Akuntansi Online dalam memastikan data keuangan dihasilkan dengan tingkat akurasi tinggi dan aktual. Ini akan mengatasi berbagai permasalahan yang selama ini Anda hadapi ketika melakukan pencatatan keuangan secara manual. 

Masalah Input Manual Transaksi Keuangan

Terdapat beberapa masalah yang menjadi alasan mengapa Anda harus berhenti melakukan penginputan secara manual dalam pencatatan  transaksi keuangan bisnis Anda. Diantaranya yaitu:

1. Rentan Mengalami Human Error

Masalah terbesar yang dihadapi dalam penginputan transaksi keuangan secara manual adalah risiko terjadinya kesalahan manusia. Entah itu kesalahan dalam mengidentifikasi data, kesalahan dalam klasifikasi kategori akun, ataupun kesalahan dalam pengetikan. Beberapa kesalahan manusia ini meskipun terlihat sepele namun dapat berdampak besar karena kaitannya dengan keuangan perusahaan. 

2. Menyita Banyak Waktu

Selain lebih berisiko terhadap kesalahan manusia, penginputan manual juga membutuhkan waktu yang cukup lama. Mulai dari mengumpulkan transaksi keuangan, menyusunnya, dan memformatnya ke dalam excel yang dipresentasikan melalui power point. Langkah ini belum termasuk proses peninjauan untuk memastikan kevalidan data yang dihasilkan. Karenanya, perusahaan akan kehilangan banyak waktu berharga jika masih melakukan penginputan secara manual pada transaksi keuangannya. 

3. Kurangnya Analisis Data 

Laporan keuangan yang diinput secara manual lebih berfokus pada validasi data untuk memastikan data yang tersaji sudah benar dan akurat. Penginputan manual dilakukan dengan membuat laporan keuangan melalui Excel yang kemudian dipresentasikan secara grafik melalui powerpoint. Melalui proses inilah, perusahaan membutuhkan banyak peninjauan untuk mengoreksi jika terjadi kesalahan. Karena fokus utamanya tersebut, proses penginputan ini biasanya kurang fokus dalam analisis data yang lebih mendalam. Mengabaikan aktivitas analisis data dapat mengurangi kemampuan pebisnis dalam mengetahui peluang dan tantangan yang sedang dihadapi melalui informasi keuangan yang dihasilkan.

4. Biaya Tinggi

Banyak perusahaan yang tidak mau beralih dari pencatatan manual ke pencatatan yang lebih canggih karena alasan biaya. Padahal justru sebaliknya, pencatatan manual lebih banyak memakan biaya operasional perusahaan. Mulai dari biaya tenaga kerja, biaya pengarsipan, dan biaya alat tulis yang dibutuhkan dalam proses pencatatan. Biaya ini yang akan ditanggung oleh perusahaan jika memilih penginputan manual. Belum lagi menanggung segala risiko yang muncul dan mengeluarkan biaya akibat risiko yang dihadapi tersebut.

5. Kesulitan Monitoring Perubahan Data

Masalah lain yang dihadapi oleh para pebisnis dalam melakukan penginputan manual adalah kesulitan dalam mengawasi setiap perubahan yang terjadi. Apabila Anda membutuhkan riwayat perubahan transaksi sebelumnya, tentunya membutuhkan waktu untuk mencari dokumen transaksi yang diinginkan. Terlebih jika perusahaan melakukan pelacakan perubahan untuk mengetahui letak kesalahan transaksi, perusahaan akan kewalahan jika harus melakukan pengecekan secara manual satu persatu. 

Untuk mengatasi berbagai permasalahan ini, banyak pihak perusahaan yang mulai menggunakan Aplikasi Pembukuan Keuangan sebagai solusi canggih untuk menggantikan peran manusia dalam proses penginputan manual. Teknologi ini akan mengurangi tingkat risiko yang dihadapi dan lebih efisien dalam mengelola sumber daya yang dibutuhkan. 

Penginputan Manual vs Penginputan Otomatis

Baik penginputan manual maupun penginputan otomatis, keduanya memiliki fungsi yang sama yakni melakukan pencatatan dan pengelolaan transaksi keuangan bisnis. Namun terdapat perbandingan yang dapat membedakan transaksi manual dengan transaksi otomatis, yaitu:

1. Intervensi manusia 

• Penginputan manual: Peran manusia sangat dibutuhkan dalam pencatatan manual. Mulai dari pencatatan data, pengetikan laporan, hingga pengumpulan data. Karenanya, hasil laporan keuangan yang dihasilkan sangat bergantung pada penginputan yang dilakukan oleh manusia.
• Penginputan Otomatis: Dalam penginputan otomatis, data akan dihasilkan oleh sistem tanpa campur tangan manusia. Ini artinya, transaksi keuangan perusahaan akan dapat diolah dan dihasilkan secara akurat meskipun tidak terdapat intervensi manusia sama sekali.

Baca Juga: Aplikasi Billing Arkatama Otomatisasikan Keuangan Bisnis

2. Informasi Keuangan yang Dihasilkan

• Penginputan Manual: Informasi keuangan yang diperoleh perusahaan melalui penginputan manual cenderung terlambat. Ini karena proses manual membutuhkan waktu yang cukup lama. Keterlambatan ini akan menimbulkan beberapa dampak negatif yang timbul dan merugikan perusahaan. Misalnya seperti kesulitan mengidentifikasi peluang dan tantangan yang terjadi secara real-time. Akibatnya informasi yang diterima sudah tidak relevan lagi dengan kondisi bisnis yang seringkali berubah-ubah.
• Penginputan Otomatis: Berbeda dengan penginputan manual, penginputan data yang dilakukan secara otomatis akan menghasilkan data secara real-time. Dengan begitu, pencatatan yang dilakukan secara otomatis akan memberikan informasi keuangan secara terbaru. Ini akan memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam menghadapi tren terkini. Selain itu, perusahaan juga mampu beradaptasi dengan cepat dalam menghadapi perubahan yang terjadi di pasar.

3. Pengolahan Data 

• Penginputan Manual: Proses yang dilakukan secara manual pastinya memiliki keterbatasan dalam mengolah data, sehingga tidak dapat menghitung dan menganalisis data yang terjadi dalam jumlah yang besar sekaligus.
• Penginputan Otomatis: Jika pengolahan dengan data yang besar merupakan kelemahan dalam penginputan manual, maka berlaku sebaliknya bagi penginputan otomatis. Ini merupakan kelebihan yang diberikan oleh penginputan otomatis. Melalui sistem perangkat lunak yang menawarkan otomatisasi data, teknologi ini dapat dengan mudah mengolah data secara cepat meskipun berjumlah banyak dan rumit.

Dengan demikian, Anda dapat menyimpulkan sendiri mana yang lebih unggul melalui perbandingan secara umum tersebut. Di satu sisi penggunaan manual memang masih terbilang cukup relevan untuk diterapkan, namun di sisi lain melalui otomatisasi data akan memberikan dampak yang lebih menguntungkan bagi perusahaan. Mulai dari tingkat kecepatan, efisiensi, hingga keakuratan yang ditawarkan. Penginputan yang dilakukan secara otomatis ini yang dapat menjadi pilihan terbaik Anda sebagai investasi jangka panjang perusahaan. 

Aktualisasi Data Melalui Aplikasi Akuntansi Countama 

Data yang dihasilkan secara akurat merupakan penentu kualitas dan keandalan perusahaan dalam memberikan informasi keuangan perusahaan. Melalui aktualisasi data yang ditawarkan oleh Aplikasi Accounting Online dapat membantu Anda untuk mengatasi berbagai risiko dan permasalahan yang dialami dalam penginputan data secara manual. Software Akuntansi Online seperti Countama, akan mengurangi tingkat ketergantungan intervensi manusia dalam aktivitas pelaporan keuangan perusahaan Anda. Penginputan otomatis yang dilakukan akan menjamin informasi yang dihasilkan akurat. Dan tingkat keakurasian data yang dijamin ini tidak dipengaruhi oleh tingkat kerumitan data yang diberikan. Dengan begitu, jika Anda merasa data keuangan perusahaan rumit dan melibatkan transaksi dengan nominal yang besar, maka Anda dapat memilih Aplikasi Akuntansi Countama.  

Baca Juga: Cara Aplikasi Akuntansi Online Membantu Manajemen Keuangan Lebih Mudah dan Teratur

Dalam Software Accounting Online Countama terdapat dashboard yang memudahkan pengguna untuk melihat piutang, hutang jatuh tempo, stok minimum yang dimiliki, dan omset hari ini. Informasi yang disajikan secara sederhana untuk memudahkan pengguna ini akan memberikan data yang diupdate secara berkala. Karenanya, Anda dapat mengetahui kondisi keuangan perusahaan secara realtime hanya dengan melalui dashboard Countama.

Transformasi Penginputan Manual Anda, Segera Beralih ke Countama!

Jika Anda masih menginput data keuangan secara manual, segera beralihlah ke metode penginputan otomatis dengan Countama. Software akuntansi ini tidak hanya menghemat biaya waktu, tenaga, dan sumber daya Anda. Melainkan juga dapat menghasilkan informasi keuangan dengan tingkat visibilitas yang lebih baik, akurasi data yang tinggi, dan lebih terorganisir. 

Arkatama Multi Solusindo merupakan sebuah perusahaan Jasa Konsultan IT yang merancang Countama agar menjadi Software Akuntansi Online terpercaya. Jika Anda membutuhkan layanan dalam bidang teknologi. Baik untuk mengatasi permasalahan digital ataupun membutuhkan pelatihan, PT. Arkatama selain menjadi Software House yang andal juga dapat menyediakan IT Training Center untuk mengembangkan keahlian karyawan Anda, terutama dibidang IT. 

Hilangkan beban pikiran Anda akibat pencatatan keuangan yang rumit dan konsultasikan permasalahan bisnis Anda dengan menghubungi tim kompeten kami di sini. Jika Anda penasaran dengan Software Accounting kami, silahkan mendaftar demo secara gratis di sini.